يفضل معظم أصحاب الأعمال قضاء وقتهم في بيع المنتجات وتنفيذ الطلبات بدلاً من إدارة عملية الفوترة، ولهذا السبب تعتمد العديد من الشركات على الفواتير الآلية.
ولكن على أي حال، بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون، فإن أنظمة الفوترة الآلية عبارة عن حزم برامج أو تطبيقات تدير الفوترة نيابة عنك حتى تتمكن من التركيز على بناء عملك وإدارته. باستخدام هذه الأنظمة، يمكنك أنت وعملائك إعداد مدفوعات تلقائية من حساباتهم إلى حسابك، مما قد يكون مصدر ارتياح كبير لكلا الطرفين.
ليس ذلك فحسب، بل إن حل معالجة الفواتير الآلي يساعد الشركات أيضًا على تبسيط عمليات حسابات الدفع الخاصة بهم من خلال أتمتة المهام التي تتراوح من استخراج البيانات من الفواتير إلى التحقق من صحة البيانات، وإدخال البيانات في قاعدة بيانات لمزيد من التحليل والمعالجة.
علاوة على ذلك، دعنا نأخذك اليوم في جولة سريعة للتعرف على كيفية عمل أنظمة معالجة الفواتير الآلية، وكذلك تعلم كيفية إعداد نظام فوترة مؤتمت فعال لعملك لتحقيق أقصى استفادة منه عند البدء في استخدامه. لنبدأ الآن أولاً بالإجابة على السؤال التالي ..
أولاً: كيف تعمل الفواتير الآلية؟
حسنًا، لشرح كيفية عمل معالجة الفواتير الآلية، يتعين علينا أولاً مقارنتها بالنظام اليدوي التقليدي لشرحها جيدًا لك. كما نعلم تقليديًا، تبدأ معالجة الفواتير عندما يتلقى قسم الحسابات فاتورة من أحد الموردين بالمبلغ المستحق للسلع أو الخدمات المقدمة حسب الأصول. بعد ذلك، يقوم قسم الحسابات بمطابقة الفاتورة مع السلع والخدمات المستلمة.
بمجرد تدوين الفواتير، يتم تحديث تفاصيل الدفع داخل النظام وتعيينها للموافقة عليها. عند الموافقة، يتم الدفع للمورد. بالطبع تختلف مستويات الموافقة المطلوبة قبل السداد حسب الهيكل التنظيمي.
على الرغم من أن الفوترة التلقائية تستند إلى سير العمل المذكور أعلاه، فإن الاختلاف الرئيسي بينهما هو أن الفوترة التلقائية تقضي بنجاح على المهام اليدوية المتكررة بالإضافة إلى الأخطاء والتأخيرات الناتجة عن الفوترة اليدوية.
علاوة على ذلك، لشرح كيفية عمل أنظمة الفوترة الآلية بمزيد من التفصيل، إليك كيف يبدو سير عمل معالجة الفواتير الآلية: –
- أولاً عند وصول الفاتورة، يتم مسحها ضوئيًا تلقائيًا، ويتم إدخال التفاصيل في نظام المحاسبة الرقمي بالتنسيق المطلوب تلقائيًا.
- بمجرد تسجيل البيانات في قاعدة البيانات الرقمية، يتم تحويل الفاتورة إلى مستند نصي قابل للبحث يتم تعيينه بواسطة نظام الإدارة الآلي بحيث يمكن تتبع البيانات المدخلة في النظام بشكل نشط داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات.
- تتضمن البيانات المخزنة اسم المورد، ومبلغ الشراء، وتفاصيل السلع والخدمات المقدمة، وما إلى ذلك، وتوفر حسابًا جيدًا ومفصلاً للفاتورة، والتي يمكن بعد ذلك مشاركتها مع الأطراف ذات الصلة لمراجعتها والموافقة عليها.
- إذا كانت أي تفاصيل تم التقاطها لا تجتاز عمليات التحقق من صحة البيانات، فإنها تخضع للمراجعة اليدوية. عدا ذلك، يتم تعيين الفاتورة التي تمت معالجتها إلى الشخص المسؤول عن الموافقة والدفع.
ثانيًا: كيفية إنشاء نظام فوترة مؤتمت فعال لعملك
تتمثل الخطوة الأولى في إعداد الفوترة التلقائية لأعمالك وأتمتتها في تحديد ما إذا كنت في حاجة إليها حقًا أم لا. على سبيل المثال، قد يكون لدى بعض المستشارين عدد قليل من العملاء فقط كل عام، لذلك قد لا يحتاجون حقًا إلى إعداد الفوترة التلقائية وأتمتتها داخل أعمالهم.
في مقابل ذلك، نجد أن أصحاب الصالة الرياضية لديهم العديد من العملاء المنتظمين الذين يتم دفع فواتيرهم شهريًا، وبالتالي فإن النظام الذي يقوم بأتمتة فواتيرهم يمكن أن يوفر لهم الكثير من الوقت، وبالتالي من الضروري في هذه الحالة إعداد أنظمة فوترة آلية لتسهيل عملهم.لذلك إذا كانت احتياجات عملائك تتغير باستمرار، أو إذا كان لديك عدد قليل نسبيًا من العملاء، فقد يكون من الأفضل إصدار الفاتورة يدويًا. ولكن إذا كانت الفوترة التلقائية مناسبة لعملك، فيمكنك اتباع هذه الخطوات أدناه لإعدادها وأتمتة معالجتها بشكل فعال لعملك.
1- حدد احتياجاتك
اعتمادًا على مجال عملك أو نموذج عملك، قد يتطلب عملك برنامج فوترة آلي متخصص. علاوة على ذلك، إليك بعض الخيارات المتخصصة التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار اعتمادًا على احتياجات عملك الفريدة:
- ميزات فريدة لمجال عملك: قد تفضل حزمة فواتير آلية تتضمن أدوات خاصة بمجال عملك. على سبيل المثال، هناك خيارات متاحة تلبي احتياجات صالات الألعاب الرياضية والمعالجين ومحلات البقالة وما إلى ذلك.
- القدرة على إصدار الفواتير دوليًا: يمكن أن تساعدك بعض البرامج في إدارة الامتثال الضريبي الدولي، بينما يكون البعض الآخر مفيدًا فقط داخل جمهورية مصر العربية.
- القدرة على وصف الخدمات أو المنتجات بالتفصيل: اعتمادًا على عملائك ومنتجاتك أو خدماتك، قد ترغب في تقديم معلومات مفصلة حول ساعات التشغيل أو الخدمات أو المنتجات المعروضة والمزيد في الفاتورة.
- التكامل مع برنامج المحاسبة الحالي لديك: إذا كنت تستخدم بالفعل نظامًا للمحاسبة يمكنه دعم الفوترة الآلية، فإن الحل السهل هو إضافة وحدة برامج جديدة. على سبيل المثال، تعتبر حزم البرامج مثل “كويك بوكس” شائعة جزئيًا لأنها توفر مجموعة واسعة من حزم الفواتير والمحاسبة ودفع الفواتير من خلال منصة برمجية واحدة.
2- حدد ميزانيتك
غالبًا ما تكون تكاليف الفوترة التلقائية منخفضة إلى حد ما. ومع ذلك، إذا كنت تبحث عن الكثير من الميزات المتخصصة، فقد يكون سعر الشراء ومعدل الاشتراك أعلى.
ومع ذلك، لمساعدتك في وضع ميزانية لبرنامج الفواتير التلقائية، حاول قدر الإمكان تقدير مقدار الوقت والمال الذي تنفقه حاليًا على الفوترة والمهام ذات الصلة.
على سبيل المثال، حاول تقدير مقدار الوقت والمال الذي تنفقه حاليًا على التكاليف المباشرة للفواتير الورقية (مثل الورق والحبر والبريد) والتكاليف غير المباشرة (مثل دفع موظف لمعالجة البيانات).
بمجرد فهم تكاليفك المباشرة وغير المباشرة الحالية، يمكنك بسهولة إنشاء ميزانية لشراء برامج الفوترة التلقائية التي يمكن أن تساعدك في توفير المال.
3- اختيار وتثبيت وإعداد البرامج والبيانات الخاصة بك
بعد الانتهاء من الخطوات السابقة، يبقى هنا استكشاف مراجعات برامج الفوترة التلقائية، وقراءة التفاصيل الدقيقة قبل اتخاذ اختيارك.
بمجرد اتباعك لتعليمات الإعداد المحددة من مزود البرنامج الخاص بك، ستحتاج بالتأكيد إلى ترحيل بيانات العملاء إلى نظامك الجديد. إذا اخترت برنامجًا يتكامل مع نظامك الحالي، فقد يكون ذلك سهلاً. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت.
ولكن على أي حال، تجدر الإشارة هنا إلى أنه عند ترحيل بيانات العميل، حاول دائمًا الاحتفاظ بملفاتك القديمة حتى يعمل نظام الفوترة الجديد بشكل موثوق به لبضعة أشهر على الأقل.
4- قم بإعداد بوابة دفع مخصصة لعملائك
تشتمل جميع أنظمة الفوترة الآلية تقريبًا على بوابة موجهة للعملاء تقبل المدفوعات عبر الإنترنت وتسمح للعملاء بتنزيل الفواتير وتحديث طريقة الدفع الخاصة بهم.
لذلك حاول دائمًا تخصيص بوابة الدفع باسم شركتك وشعارها حتى يعرف العملاء أنهم يسجلون الدخول إلى الموقع الصحيح لدفع فواتيرهم.
إحصائيات مثيرة للاهتمام حول حجم سوق برامج أتمتة الفوترة الآلية
يعد الطلب المتزايد على برامج الفوترة الآلية لتحسين الدقة وتقليل التكاليف التشغيلية أكبر محرك نمو لسوق برامج أتمتة الفوترة. كما يعد الاعتماد المتزايد للخدمات المستندة إلى السحابة والحاجة المتزايدة إلى برامج الفوترة الآمنة لتقليل الاحتيال في الدفع هي أيضًا من بين العوامل الرئيسية التي تدفع نمو هذا السوق.
علاوة على ذلك، بلغ حجم سوق برمجيات الفوترة الآلية 2.286.3 مليون دولار أمريكي في عام 2021 ومن المتوقع أن يصل إلى 7.188.8 مليون دولار أمريكي بحلول عام 2030، مسجلاً معدل نمو سنوي مركب بنسبة 14.26٪ من عام 2023 إلى عام 2030.
ليس ذلك فحسب، بل إن صناعة الفواتير الطبية تنمو أيضًا بسرعة، ولا توجد علامات على تباطؤها في أي وقت قريب حيث من المتوقع أن ينمو سوق الاستعانة بمصادر خارجية للفوترة الطبية العالمية من 2.17 مليار دولار في عام 2021 إلى 13.56 مليار دولار في عام 2022 و 20.98 مليار دولار في 2020 إلى 2026.
ختاماً..
وهنا، عزيزي القارئ، نكون قد وصلنا إلى خاتمة مقالتنا اليوم لنستنتج مما سبق أن المعالجة الآلية للفواتير تتضمن فحص واستخراج ومطابقة النظام الأساسي والتحقق من صحة بيانات الفاتورة ذات الصلة وإدخالها في نظام تخطيط موارد المؤسسات أو الحسابات نظام الدفع.
من خلال أتمتة عملية الفوترة، فإنك تقضي على العمليات غير الفعالة، وتعزز الامتثال التنظيمي، وتقلل بشكل كبير العبء على الحسابات الدائنة وإدارة الشؤون المالية.
علاوة على ذلك، تعتمد شركة ساينس سوفت على خبرتها الواسعة التي تمتد لأكثر من 15 عامًا في استشارات وتطوير البرامج المالية، وتفخر بمعرفتها العميقة بالعمل في أكثر من 30 صناعة في مساعدة عملائها على تنفيذ برامج فوترة فعالة.
لدينا في سانس سوفت فريق محترف جاهز لتصميم وتطوير ودعم جميع أنظمة الفوترة المؤتمتة الفعالة مع وظائف برمجية قوية لتلبية جميع احتياجات الفوترة لعملك، لذلك إذا كنت ترغب في تطوير نظام يعتمد على أتمتة الفوترة، فلا تتردد في الاتصال بنا، يسعدنا حقًا التعاقد معك!
